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OPINIÓN

Alejandra Mardones, Directora general de Alto España

‘Smart Data’: rentabilidad directa en los departamentos de seguridad

En los últimos meses, varios departamentos de seguridad muestran interés en incorporar el análisis de información inteligente o Smart Data para la gestión de sus datos.

Y no solo para aplicar en tiendas, sino también para el resto de la cadena de distribución, como herramienta necesaria para mejorar los diferentes ámbitos del riesgo en sus operaciones: discrepancias en entregas entre el centro de distribución y los puntos de venta, demoras de tiempo (que restan eficacia), alertas durante el transporte de mercancías, reclamaciones, errores de procedimiento (bastante frecuente en devoluciones), fraude interno y la generación de entornos más seguros reduciendo las incidencias por hurto o robo. Lo anterior no significa que no se haya hecho antes, sino que están en la búsqueda de herramientas que hagan posible que el proceso sea más eficiente de una manera más sistemática y que nos permitan llegar a tiempo en las decisiones que generarán prevención.

Sin embargo, existen muchos desafíos para lograr llegar al objetivo de forma eficiente. En primer lugar, la gestión de la información es cada vez más transversal, el dato ya no es solo para unos, sino de todos, se maneja de forma centralizada y a veces no tenemos el acceso directo que nos gustaría ni la información íntegra que de verdad nos serviría para analizar lo que estamos buscando o no de la forma más ágil y oportuna, que para este tipo de situaciones es muy importante. Debemos mostrar a la dirección general que poder procesar estos datos, al igual que otros relevantes de la compañía, es un proyecto estratégico que permitiría rentabilizar las inversiones en seguridad, y más aún demostrar cuál es la rentabilidad derivada de las decisiones tomadas por el departamento de seguridad y cómo este es una contribución y una inversión que se puede rentabilizar de forma directa. Se trata, por tanto, de fomentar un sistema de trabajo interno basado en entornos colaborativos: personas de diferentes perfiles involucradas en proyectos del departamento que permita obtener visibilidad de lo que ocurre en todas las áreas de la empresa.

Otro de los desafíos importantes y que es imprescindible para el éxito ante estos retos in-house pasa por fomentar la participación de empleados comprometidos con nuestro proyecto y dispuestos a entregarnos la información que necesitamos. Este es un hecho que irá en aumento en todo tipo de compañías, sean muy o poco vanguardistas: se formarán equipos multidisciplinares en los que todos los participantes actuarán como corresponsales de sus propios departamentos y a la vez como colaboradores para alcanzar el fin; compartiendo datos cuantitativos y aportando valoraciones cualitativas (datasharing puro).

Así, la capacidad analítica se valora más si se acompaña de perspectiva operativa (léase resolutiva), y viceversa. Los directores de Seguridad que puedan llevar a cabo este tipo de proyectos bien informados podrán adquirir un rol diferente porque tendrán una herramienta (conocimiento) que permite rentabilizar recursos de la compañía. Dejarán de ser un coste. Serán conocedores de factores e incidencias que estarán siempre encima de la mesa de muchas reuniones y que se tendrán presentes en todas aquellas decisiones más trascendentales.

Uso inteligente

Aunque los datos por sí solos no dicen mucho (incluso desorientan o se tapan unos a otros), requieren de una gestión que añada valor y sentido a toda la información obtenida. De un tiempo a esta parte conocimos el concepto Big Data: un (gran) universo de datos que permite al usuario obtener una radiografía de la situación. Es el primer paso en la elaboración de un diagnóstico. Llegamos ya a un punto en el que la enorme disponibilidad de cifras está adquiriendo una dimensión que desborda a las mentes más capaces, aunque los números se muestren de forma ordenada y clasificados con criterios adecuadamente establecidos. Dejemos que los algoritmos trabajen. Aprovechemos la oportunidad que nos brinda Smart Data: pensemos en cómo aumentar aún más su rendimiento. Exijamos resultados y acciones que nos permitan prevenir.

Tal como citaba un académico relacionado con Big Data Analytics, la diferencia entre estos dos términos se basa en que “…el Big Data maneja grandes cantidades de datos, y el Smart Data no implica tener dicha cantidad, ni infinitas fuentes, sino que trata de focalizar el uso inteligente de los datos para un objetivo final: generar inteligencia artificial extra en las actividades cotidianas de las personas”. Precisamente son los actos de las personas lo que incide directamente en el nivel de seguridad de un entorno. En ese sentido, es esencial prevenir y detectar malas praxis.

Anticipación

Estaremos de acuerdo en que la radiografía es insuficiente: nunca es la misma de un día para otro. Cada día suceden muchas cosas, difíciles de absorber por el humano conforme van pasando las semanas y los meses. Hace falta pues la interpretación adecuada: obtener diagnósticos en momentos concretos y en periodos de tiempo determinados, pero también representados de forma constante, evolutiva, que muestren variaciones con el paso de un día tras otro. Eso también es Smart Data: no se agota ante varias peticiones; al contrario, se retroalimenta conforme adquiere datos. Propone acciones para que nosotros decidamos cómo, cuándo y dónde ejecutarlas.

La pérdida desconocida y el riesgo operacional nunca estuvieron tan vivos. Y más que lo van a estar. Requieren de un partner tecnológico, sin ninguna duda, que se abastezca de fuentes actualizadas y fiables. El sistema de recopilación o captación de información es la base que sustenta Smart Data. O nutrimos con información de calidad, además de cantidad, o nos servirá de bien poco. Es un hecho obvio, pero visto lo que he visto en algunas ocasiones, creo necesario resaltarlo.

Para ello se requiere de una plataforma integrada de gestión de datos. Es imprescindible para generar conocimiento y así evaluar mejoras en los protocolos. A todos nos interesa tomar decisiones más precisas, menos intuitivas. La inteligencia de la información es capaz de elaborar informes detallados, incluso prescribir acciones de manera automática (machine learning) basadas en aprendizaje autónomo. Con ello, además de obtener al instante un indicador de todas las incidencias en tiempo real o durante un período de tiempo deseado, generará datos que relacionan personas con modus operandi, tiendas, horarios y productos o servicios afectados. Un proceso clave para anticiparse a situaciones potencialmente conflictivas y para evitar riesgos y pérdida de patrimonio empresarial.

Otras ventajas

Smart Data no es una tecnología intrusiva y permite la complementación con otras herramientas. Puede que en algunos casos su implementación no sea un proceso simple porque requiere de la participación de varios actores, y lograr ese involucramiento es parte del desafío. Los buenos resultados, al contrario de lo que pueda pensarse, son visibles en poco tiempo: bastan muy pocos meses para demostrarlo.

Y no por ser la última ventaja que cito es menos importante; al revés, en todo caso. Si Smart Data permite tomar decisiones más seguras y eficaces, repercute directamente en el beneficio de la compañía y en el del propio departamento de seguridad. Hay que ponerle fin a la percepción de que estas unidades de negocio realizan una actividad que son costos: ya es posible demostrar lo contrario.

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