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72 SEGURITECNIA Octure 2009 SEGURIDAD EN ENTIDADES FINANCIERAS más avanzadas herramientas de custodia y recuperación, sino que cambia el rol de todo el fondo de información, convir- tiéndolo en uno de los activos más valio- sos para la continuidad del negocio. ¿Cuál es el truco? Sencillamente: frente al simple almacenamiento indis- criminado de documentación, hay que contraponer una estructura de gestión que clasifique y dinamice la documen- tación de manera eficaz. No es sólo una cuestión de aplicaciones: la incorpora- ción del soporte electrónico a los ar- chivos fue vista, en un principio, como una herramienta útil que descargaría a las empresas de toneladas de papel. Pero la experiencia ha demostrado que la combinación de los dos soportes, cuando ambos se solapan y entremez- clan, puede ser parte del problema más que de la solución. Es lo mismo que ocurre cuando nadie puede diferen- ciar los documentos que se usan más a menudo de los que apenas se utilizan, o los de almacenamiento interno o ex- terno. Las herramientas más avanzadas no sirven de gran cosa si no cuentan con un operador especializado en utili- zarlas de la manera más adecuada. Es un hecho comprobado que, de to- dos los documentos que una empresa alberga en su archivo, son muy pocos los que deben emplearse con frecuen- cia. Pero acceder a ellos con rapidez y fiabilidad resulta absolutamente bá- sico para el buen funcionamiento de la compañía. Cuanto mayor es el vo- lumen de información, este acceso se convierte en una tarea compleja. Si en Iron Mountain nos hemos con- vertido en un punto de referencia en la gestión documental no es sólo por nuestra capacidad de almacenar in- formación –nuestros centros reparti- dos por toda España albergan más de nueve millones de archivadores- sino Un repaso a la historia ofrece abundan- tes ejemplos de archivos legendarios a los que una catástrofe inesperada con- denó a la extinción total: desde el in- cendio de la Biblioteca de Alejandría en el siglo III hasta las llamas que devasta- ron el fondo bibliográfico del Monas- terio de El Escorial en 1671, son casos que estremecen a los estudiosos de lo antiguo cuando intentan hacer un re- cuento de los tesoros que en estos ca- sos se perdieron para siempre. Inunda- ciones, terremotos, guerras o atentados, además de cobrarse un precio irrepara- ble en vidas humanas, suelen traer tam- bién aparejada la pérdida de toneladas de documentación, personal o profe- sional, destruida o confundida entre los escombros. Son casos históricos, y como tales de- berían quedarse. Llama la atención que, ya entrados en el siglo XXI, sigan apare- ciendo noticias sobre la pérdida de in- formación sufrida por una empresa expuesta a algún tipo de percance o crisis inesperada. Más allá de las cir- cunstancias puntuales de cada caso, el motivo común suele ser un con- cepto equivocado de la gestión docu- mental, según el cual el fondo de ar- chivo empresarial es un lugar donde los documentos van ocupando cada vez más espacio, y quedan progresi- vamente arrinconados. Y nadie suele acordarse de su valor hasta que por algún tipo de requerimiento son ne- cesarios y es entonces cuando su re- cuperación es imposible. Estos dos errores pueden y deben solucionarse: ni los archivos de una empresa son un material pasivo ni su extinción física supone su desaparición total. La moderna gestión documen- tal, de la que Iron Mountain es un refe- rente mundial, no sólo cuenta con las Dotando de vida a los archivos Gonzalo Rivas ∕ Director comercial de Iron Mountain España