Jose Manuel Villanueva, Everbridge
Jose Manuel Villanueva Country Manager para España y Portugal Everbridge

Sistemas de notificación masiva: comunicación de emergencia rápida y sencilla

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Los sistemas de notificación masiva son una forma de enviar notificaciones a personas o grupos mediante listas, ubicaciones e inteligencia visual para mantener a su gente segura en cualquier lugar del mundo. Si bien es cierto que las soluciones de notificación de emergencias más tradicionales, como las sirenas y las transmisiones de radio, funcionaron bien en un momento dado, simplemente ya necesitamos algo más cuando se trata de las demandas de la fuerza de trabajo móvil y remota moderna.

Durante un evento crítico, es necesaria la máxima concentración en las tares a desarrollar, por lo que es preciso asegurarse de que sus comunicaciones de emergencia sean efectivas cuando se trata de transmitir el mensaje correcto a las personas adecuadas y en el momento adecuado. Pero ¿cómo sabe que su solución en particular tiene todo lo que necesita para lograr esa misión?

Fundamentos

Es importante que los usuarios de todos los niveles puedan enviar comunicaciones de emergencia de forma rápida y sencilla para que todos estén informados antes, durante y después de los eventos críticos. Sin un sistema de notificación masiva integral y fácil de usar, los eventos críticos pueden afectar seriamente a la productividad y los ingresos, provocando una ralentización de la producción, impidiendo las llamadas de equipo, retrasando las respuestas de problemas urgentes y ralentizando el alcance a los afectados.

Mensaje: recibido

Parece simple, pero pueden ser muchas las notificaciones de emergencia durante un evento crítico. Algunos elementos que harán que su sistema de notificación masiva sea más robusto son:

  • Dirigirse al individuo y no al dispositivo.
  • Escalar para garantizar que se notifique a la siguiente persona o grupo cuando sea necesario.
  • Trasmitir a cualquier dispositivo de comunicaciones, incluidas las alertas de escritorio.
  • Configurar plantillas con contactos y mensajes predeterminados.
  • Proteger la capacidad de la infraestructura con limitación de llamadas flexibles.
  • Publicar automáticamente en sitios web, sistemas internos y redes sociales.

Un sistema de notificación masiva debe ser accesible desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier lugar, dado que el trabajo remoto es cada vez más frecuente en el mundo actual. Hoy en día, es más importante que nunca poder iniciar la sesión rápidamente y enviar un mensaje a través de un dispositivo móvil. Y aquellos que puedan estar en el lugar del incidente han de tener la capacidad de enviar y recibir mensajes desde cualquier lugar cuando se emiten las transmisiones. Esto les va a ayudar, pudiendo añadir en cada momento comentarios y actualizaciones valiosas.

Cuando sucede algo, las organizaciones no deberían tener que perder el tiempo buscando a tientas en múltiples herramientas de software y consolidando respuestas manuales. La comunicación debe ser rápida, simple y dirigida a través de un sistema de comunicación de emergencia dedicado y moderno.

Valor de los mensajes

Es importante cubrir sus bases cuando se trata de las formas cambiantes en las que comunicamos los mensajes. Las notificaciones de voz, SMS y push son solo algunos ejemplos de los tipos de capacidades de comunicación que ha de tener dentro de sus sistemas de comunicación masiva.

Aunque no solo eso, sino que su sistema debe proporcionar una comunicación bidireccional para que, una vez que su destinatario haya recibido la información, pueda confirmar, solicitar más información o proporcionar información adicional.

A medida que avanzan los eventos, puede ser de gran ayuda tener actualizaciones bidireccionales para obtener más instrucciones. Para comunicaciones de emergencia, los mensajes deben requerir confirmación y respuesta, como «¿necesita ayuda?», «presione ‘1’ para ‘sí’, presione ‘2’ para ‘no'». Esta funcionalidad puede ayudar a su departamento a saber quién necesita ayuda de forma rápida y sencilla.

Y no nos olvidemos de las redes sociales: su sistema de comunicación de emergencia tendría que poder publicar mensajes directamente en las cuentas de Facebook y Twitter de su departamento u organización para ahorrar tiempo y ampliar el alcance de su mensaje.

Reducir el error humano

Durante un evento crítico, siempre tenemos que minimizar errores, como la falta de información, enviar el mensaje incorrecto o no enviar ningún mensaje. ¿La clave para hacer eso? Utilice un sistema de notificación masiva que le proporcione las herramientas necesarias para crear y ejecutar planes sólidos. Busque un sistema de comunicación de emergencia que se automatice para reducir los errores al:

  • Separar planes por ubicación, departamento o instalación.
  • Automatizar destinatarios y contenido según la ubicación, la gravedad y el tipo.
  • Detectar errores de manera rápida con indicaciones al usuario para los detalles críticos requeridos.
  • Aprovechar los permisos de usuario granulares para evitar que los usuarios realicen cambios.

Pero asegúrese de que todos los humanos puedan utilizarlo. Sabemos que la facilidad de uso es importante porque los altos niveles de estrés pueden reducir las capacidades cognitivas de una persona durante una crisis; y un sistema que parecía fácil de usar en una situación práctica puede parecer demasiado complejo cuando una persona está bajo presión durante una emergencia.

Entonces, ¿cómo saber cuál es el más fácil de usar? Querrá un sistema de notificación masiva que dé poder a sus usuarios, permitiéndoles:

  • Administrar la configuración, los límites y los valores predeterminados a través de un administrador fácil de usar.
  • Importar y organizar los datos de contacto de una manera que sea significativa para su organización.
  • Definir controles de acceso basados en roles para administrar usuarios y contactos por separado.
  • Personalizar portales para permitir que los contactos se actualicen y administren sus cuentas.

Puede medir la facilidad de uso aprovechando un conjunto de criterios estándar. Si bien todos los sistemas pueden promocionar la facilidad de uso, algunos serán más llamativos y estarán más orientados a un usuario altamente técnico. Eso parece genial durante una demostración dirigida por un producto, pero al final del día, deseamos algo simple en el que el usuario no tenga que preocuparse por perderse en los menús para mantener a todos seguros y tranquilos durante un evento crítico.

Solución presente y futura

En definitiva, es deseable un sistema de notificación masiva que simplemente funcione no solo para nuestro mundo actual, sino también en el futuro. No puede equivocarse si trabaja con un líder de la con vocación de líder en industria, que tiene el conocimiento para respaldar su experiencia en la gestión de eventos críticos. Y un proveedor reputado no solo reacciona a los avances de la industria, sino que la moldea y la da forma con un pensamiento progresista, soluciones innovadoras y participación en foros y eventos comunitarios interactivos.

Si desea tener la opción de aprovechar sus capacidades de notificación masiva en el futuro, necesitará un proveedor que ofrezca un solo producto sin formas adicionales de expandir la funcionalidad. De esta manera, solo tiene que acceder a una aplicación, sin los costos adicionales y los quebraderos de cabeza de integrar múltiples soluciones. Incluso si un sistema de notificación masiva satisface sus necesidades ahora, es bueno tener opciones en el caso de que sus necesidades se expandan con el tiempo.

Puede ser un desafío descubrir qué es importante cuando se busca un excelente sistema de notificación masiva.